การตั้งค่า คำนำหน้าเลขที่เอกสาร (Document Prefix)



ช่วยให้ร้านค้าบริหารจัดการเอกสารบัญชี และการจัดส่งได้อย่างเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น ด้วยระบบการตั้งคำนำหน้าเลขที่เอกสารแบบอัตโนมัติ ที่รองรับการระบุปี และเดือน พร้อมระบบเริ่มนับเลขเอกสารใหม่ให้อัตโนมัติเมื่อขึ้นปีหรือเดือนใหม่



ฟีเจอร์นี้คืออะไร

ร้านค้าสามารถตั้งค่าคำนำหน้าเลขที่เอกสารให้ต่อท้ายด้วย ปี (ค.ศ./พ.ศ.) และ/หรือ เดือน ได้ โดยเมื่อเข้าสู่ปีใหม่หรือเดือนใหม่ ระบบจะเริ่มนับเลขเอกสารเริ่มต้นที่ 0000001 ให้อัตโนมัติ ช่วยให้จัดหมวดหมู่ แยกเอกสารตามรอบบัญชี และค้นหาเอกสารย้อนหลังได้สะดวกยิ่งขึ้น
เอกสารที่รองรับการตั้งค่า (สามารถตั้งแยกกันได้อย่างอิสระ)


  • ใบสั่งซื้อ (Order)
  • ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
  • ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)





วิธีการตั้งค่า

  1. ไปที่เมนู ตั้งค่าร้านค้า > ข้อมูลร้าน > เลือกหัวข้อ นโยบายเอกสาร



  2. ในส่วนการตั้งค่าคำนำหน้าเอกสาร (ใบสั่งซื้อ / ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี) จะประกอบด้วย 3 ส่วนสำคัญ ดังนี้
    • คำนำหน้า: กรอกตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรืออักขระตัวคั่น
    • รูปแบบปี: เลือกรูปแบบปีที่ต้องการแสดง
    • รูปแบบเดือน: เลือกรูปแบบเดือนที่ต้องการแสดง


  1. ระบุคำนำหน้าและเลือกรูปแบบปี/เดือนตามต้องการ (สามารถดูตัวอย่างเลขเอกสารที่จะเกิดขึ้นจริงได้ทันทีในช่องตัวอย่าง)
  2. เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม บันทึก





ตัวเลือกรูปแบบปี และเดือน และการแสดงผล

1. รูปแบบปี (Year Format)
  • ไม่แสดงปี: ไม่นำข้อมูลปีมาต่อท้าย
  • ปี ค.ศ. 4 หลัก: เช่น 2026
  • ปี ค.ศ. 2 หลัก: เช่น 26
  • ปี พ.ศ. 4 หลัก: เช่น 2569
  • ปี พ.ศ. 2 หลัก: เช่น 69


2. รูปแบบเดือน (Month Format)
  • ไม่แสดงเดือน: ไม่นำข้อมูลเดือนมาต่อท้าย
  • เดือน 2 หลัก: เช่น 09


ตัวอย่างการแสดงผลเลขที่เอกสาร




ข้อควรรู้ และข้อแนะนำการใช้งาน

  1. ข้อจำกัดจำนวนตัวอักษร: ความยาวของ คำนำหน้า + รูปแบบปี + รูปแบบเดือน รวมกันต้อง ไม่เกิน 10 ตัวอักษร (หากเลือกรูปแบบปี/เดือนที่มีความยาวมากขึ้น จำนวนตัวอักษรที่ใส่ในช่องคำนำหน้าได้จะลดลง)
  2. การใส่ตัวคั่น: ระบบจะไม่มีตัวคั่นระหว่างคำนำหน้ากับปี/เดือนให้อัตโนมัติ หากต้องการใส่สัญลักษณ์ตัวคั่น (เช่น - หรือ /) ให้พิมพ์ต่อท้ายไว้ในช่องคำนำหน้าได้เลย เช่น INV- หรือ TAX/
  3. เกณฑ์การรันปี/เดือน: ระบบจะอ้างอิงปีและเดือนจาก "วันที่ออกเอกสาร" ไม่ใช่วันที่เกิดออเดอร์ (กรณีออกเอกสารย้อนหลัง เลขเอกสารจะใช้อ้างอิงปี/เดือนปัจจุบัน)
  4. การรีเซ็ตเลขเอกสาร: หากมีการเปลี่ยนรูปแบบคำนำหน้าใหม่ หรือเมื่อเข้าสู่รอบปี/เดือนใหม่ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เลขเอกสารถัดไปจะเริ่มนับใหม่ที่ 0000001 อัตโนมัติ
  5. ผลกระทบต่อเอกสารเดิม: เอกสารที่เคยถูกสร้างไปแล้วจะยังคงใช้เลขเอกสารเดิม และสามารถใช้เลขเดิมในการค้นหาได้ตามปกติ
  6. การรองรับออเดอร์ภายนอก: ออเดอร์ที่ถูกนำเข้าจาก Marketplace ต่างๆ หรือการ Import ไฟล์ ระบบจะสร้างเลขที่เอกสารตามรูปแบบที่คุณตั้งค่าไว้นี้ด้วยเช่นกัน
  7. กรณีไม่เปลี่ยนตั้งค่า: หากเลือกไม่แสดงทั้งปีและเดือน เลขที่เอกสารจะรันต่อเนื่องตามระบบเดิมโดยไม่มีการรีเซ็ต





คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ทำไมถึงกดปุ่ม "บันทึก" การตั้งค่าไม่ได้?

  • A: โปรดตรวจสอบความยาวรวมของ "คำนำหน้า + ปี + เดือน" ว่าเกิน 10 ตัวอักษรหรือไม่ หรือมีอักขระพิเศษที่ไม่รองรับในช่องคำนำหน้า

Q: ทำไมเลขที่เอกสารถึงเริ่มนับ 1 ใหม่ให้อัตโนมัติ?

  • A: เลขเอกสารจะเริ่มนับ 0000001 ใหม่ เมื่อเกิดกรณีใดกรณีหนึ่งดังนี้: ขึ้นปีใหม่/เดือนใหม่ (ตามรูปแบบที่ตั้งค่าไว้) หรือเพิ่งมีการกดบันทึกเปลี่ยนแปลงรูปแบบคำนำหน้าเอกสารใหม่

อัปเดตเมื่อ: 01/10/2026

บทความนี้เป็นประโยชน์หรือไม่?

แบ่งปันความคิดเห็นของคุณ

ยกเลิก

ขอบคุณ!