BentoPacking Type 1: ระบบจัดการงาน Pack สำหรับ Seller Own Fleet ที่ใช้ DHL

เพิ่มความสะดวกและลดข้อผิดพลาดในการจัดการออเดอร์ด้วยระบบ Order Combo

ระบบจะช่วย: คัดแยก, Booking, และสั่งพิมพ์ใบปะหน้ากล่องของ DHL สำหรับออเดอร์จากช่องทางของตัวเอง (Website, BentoPOS) และช่องทาง Seller Own Fleet ของ E-marketplace (Shopee, Lazada, TikTok Shop) โดยใช้ Concept Order Combo ช่วยจัดการ เพื่อให้การแพ็คและจัดส่งสินค้ามีประสิทธิภาพสูงสุด

Order Combo คือ รูปแบบรายการสินค้าที่ได้จากออเดอร์จากช่องทางต่าง ๆ โดยแต่ละ Combo จะมีรายการหรือจำนวนสินค้าที่แตกต่างกัน ในแต่ละ Order Combo จะกำหนดรายการ-จำนวนสินค้า, ขนาด-จำนวนกล่องที่ต้องใช้, และระบุว่ามีสินค้าใดบ้างที่ต้องใส่ลงกล่องไหน เพื่อให้การแพ็คเป็นไปอย่างรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการจัดส่ง

Road map:

เชื่อมต่อกับระบบติดตามสถานะการจัดส่งของ DHL เพื่อรับข้อมูลสถานะการจัดส่งแบบ Real-time ซึ่งจะช่วยปรับสถานะการจัดส่ง (Save shipping - Mark Completed) ไปยัง E-marketplaces โดยอัตโนมัติ

การตั้งค่า BentoPacking ที่จำเป็นก่อนการใช้งาน:

กำหนดผู้ใช้งาน ดูขั้นตอน
ตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ภายในร้าน ดูขั้นตอน
ตั้งค่า Order Combo ดูขั้นตอน
ตั้งค่านโยบายภายในร้าน ดูขั้นตอน

BentoPacking ใช้ BentoWeb ในการนำเข้าออเดอร์จาก Shopee, Lazada, Tiktok Shop, และ LINE Shopping ... การนำเข้าออเดอร์จะเกิดขึ้นบน BentoWeb แบบอัตโนมัติในกรณีที่คุณเชื่อมต่อสินค้าระหว่าง Platform อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถดูวิธีการเชื่อมต่อที่นี่

การใช้งาน BentoPacking:

การสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า ดูขั้นตอน
การสั่งพิมพ์ Mailing label ใบปะหน้ากล่อง ดูขั้นตอน

การสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า

การสั่งพิมพ์ใบจัดเตรียมสินค้า (Picking List) เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้ทีมงานคลังสินค้าสามารถเตรียมสินค้าตามคำสั่งซื้อได้อย่างเป็นระบบและรวดเร็ว โดยระบบ BentoPacking ได้ออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถสั่งพิมพ์ Picking List ได้อย่างง่ายดาย ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว ซึ่งรายการที่อยู่ในใบจัดเตรียมสินค้าจะเป็นคำสั่งซื้อที่ ผ่านการยืนยันและพร้อมสำหรับการจัดส่งเท่านั้น

ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า

กดปุ่ม การจัดเตรียมสินค้า
จากแถบเมนูทางด้านซ้ายมือของระบบ BentoPacking ให้ไปที่ส่วน การพิมพ์ใบปะหน้า แล้วคลิกเลือก การจัดเตรียมสินค้า

สั่งพิมพ์ รายการสินค้าที่ต้องจัดเตรียม
ระบบจะทำการสร้างใบจัดเตรียมสินค้า (Picking List) อัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงเฉพาะคำสั่งซื้อที่พร้อมสำหรับการแพ็คและจัดส่ง โดยออเดอร์เหล่านี้จะเป็นรายการที่ผ่านการตรวจสอบและยืนยันเรียบร้อยแล้ว



ใบจัดเตรียมสินค้าจะแสดงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับจำนวนและประเภทของกล่องที่ต้องใช้ (เช่น กล่อง A, กล่อง C, กล่อง 5x5) และจำนวนสินค้าที่ต้องบรรจุในแต่ละกล่อง รวมถึง SKU ของสินค้าแต่ละรายการ เพื่อให้ทีมงานคลังสินค้าสามารถจัดเตรียมสินค้าได้ตรงตามความต้องการของแต่ละออเดอร์

การสั่งพิมพ์ Mailing label ใบปะหน้ากล่อง

คำสั่งซื้อในระบบจะถูกจัดกลุ่มตาม Order Combo ซึ่งช่วยให้การจัดการการจัดส่งหลายกล่อง (Multishipment) เป็นไปอย่างอัตโนมัติและเป็นระบบ

โครงสร้างของ Packing Task Lists

Packing Task Lists ในระบบนี้จะถูกจัดกลุ่มตาม Order Combo ซึ่งหมายถึงกลุ่มของคำสั่งซื้อที่มีรูปแบบสินค้าคล้ายกันและการบรรจุกล่องที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
แต่ละ Order Combo สามารถถูกจัดการในรูปแบบของ multi-shipment ได้อย่างอัตโนมัติ โดยระบบจะจัดการให้กล่องทั้งหมดในแต่ละ Order Combo ถูกจัดส่งภายใต้การจัดการเดียวกัน ทำให้การจัดส่งมีความราบรื่นและไม่ซับซ้อน
Order Combos ในแต่ละ Packing Task จะรวมคำสั่งซื้อจากทุกช่องทาง e-marketplaces เช่น Shopee, Lazada, TikTok Shop รวมถึงช่องทางของร้านเอง ซึ่งช่วยให้การจัดการคำสั่งซื้อจากหลายแพลตฟอร์มเป็นไปได้ในที่เดียว

การแสดงผลในรูปแบบ Tab

Packing Tasks ทั้งหมดถูกจัดแสดงใน 4 Tabs เพื่อสะดวกต่อการจัดการ ดังนี้:



ทั้งหมด – แสดงรายการ Packing Task ทั้งหมดไม่ว่าคำสั่งซื้อนั้นจะอยู่ในสถานะใด
กำลังแพ็ค – แสดงรายการที่อยู่ระหว่างการจัดเตรียมและแพ็คสินค้า
พิมพ์ใบปะหน้าแล้ว – แสดงรายการที่ผ่านการพิมพ์ใบปะหน้าเรียบร้อยแล้ว
ยืนยันแล้ว – แสดงรายการที่ได้รับการยืนยันว่าพร้อมสำหรับการส่งไปยัง DHL

ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ Mailing Label ใบปะหน้ากล่อง

เข้าสู่เมนูการพิมพ์ใบปะหน้า
จากแถบเมนูด้านซ้ายของระบบ BentoPacking ให้เลือก การพิมพ์ใบปะหน้า แล้วคลิกที่ พิมพ์ใบปะหน้าคำสั่งซื้อ

เลือก Packing task ที่ต้องการพิมพ์
ในหน้าจอ พิมพ์ใบปะหน้าคำสั่งซื้อ ระบบจะแสดง Packing Task ที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ใบปะหน้า โดยแต่ละ Packing Task จะรวมกล่องและสินค้าที่มีการตั้งค่าเหมือนกันจากหลาย Order Combo มาอยู่ในกลุ่มเดียวกัน เช่น ขนาดกล่องและประเภทสินค้า ซึ่งช่วยให้การจัดการและการพิมพ์ใบปะหน้าเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการรวมกลุ่มคำสั่งซื้อที่ต้องการบรรจุในลักษณะเดียวกัน ทำให้พนักงานสามารถแพ็คสินค้าได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น

ตัวเลือกการพิมพ์
สั่งพิมพ์ (ไม่ต้องการใบคลุม Pallet) – เลือกตัวเลือกนี้หากต้องการพิมพ์เฉพาะใบปะหน้ากล่อง โดยไม่ต้องพิมพ์ใบคลุมสำหรับการจัด Pallet
สั่งพิมพ์ Label – ใช้สำหรับสั่งพิมพ์ Mailing Label โดยตรงสำหรับแต่ละกล่อง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดของ Order Combo เช่น ขนาดกล่องและข้อมูลสินค้าที่จำเป็น



Export และจัดการข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้งานสามารถเลือกที่จะ Export Excel เพื่อบันทึกข้อมูลการจัดส่งออกมาเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้ในการจัดการหรืออ้างอิงในภายหลังได้

การตรวจสอบสถานะการพิมพ์
เมื่อดำเนินการพิมพ์เสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะแสดงสถานะเป็น การพิมพ์เสร็จสิ้น เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบว่าคำสั่งซื้อนั้นพร้อมสำหรับการจัดส่งโดยอัตโนมัติ การตรวจสอบสถานะสามารถทำได้จากแต่ละ Tab เพื่อให้ทีมงานทราบสถานะของแต่ละ Packing Task อย่างชัดเจน

การตั้งค่า BentoPacking ที่จำเป็นก่อนการใช้งาน

1. กำหนดผู้ใช้งาน

ผู้ใช้งาน BentoPacking จะต้องเป็นผู้ดูแลร้าน (เจ้าของร้าน, ผู้จัดการร้าน, และฝ่ายคลังสินค้า) บนระบบ BentoWebโดยสามารถเข้าจัดการงานแพ็คของร้านที่เปิดใช้งาน BentoPacking ไว้เท่านั้น คุณสามารถดูวิธีการจัดการผู้ดูแลร้านได้ที่นี่

2. ตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ภายในร้าน

การตั้งค่าขนาดกล่องภายในร้านเป็นขั้นตอนสำคัญในการใช้งาน BentoPacking Type 1 เพื่อให้การจัดส่งเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในการแพ็คออเดอร์ โดยคุณสามารถตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ตามขั้นตอนด้านล่าง:



เข้าสู่เมนูการตั้งค่ากล่อง
จากหน้าแดชบอร์ดของ BentoPacking ให้ไปที่เมนู กล่อง ใน Section การตั้งค่า ซึ่งสามารถพบได้ที่แถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

เพิ่มขนาดกล่องใหม่
คลิกที่ปุ่ม สร้างกล่อง เพื่อสร้างกล่องขนาดใหม่ในระบบ โดยจะต้องกรอกข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ, Barcode, ความกว้าง ความยาว และความสูง ที่กล่องสามารถรองรับได้

ระบุชื่อกล่องให้ชัดเจน (เช่น “กล่องเล็ก,” “กล่องใหญ่”) เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและเลือกใช้ในขั้นตอนการสร้าง Order Combo หรือแพ็คสินค้าในอนาคต

บันทึกการตั้งค่า
กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกขนาดกล่องที่ตั้งค่าไว้ ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลกล่องทั้งหมดที่ร้านค้าสามารถใช้ได้ และสามารถเข้ามาแก้ไขหรือเพิ่มขนาดกล่องเพิ่มเติมได้ในภายหลัง

ตรวจสอบกล่องที่ตั้งค่าไว้
หลังจากบันทึกแล้ว คุณสามารถตรวจสอบขนาดกล่องทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ได้ที่หน้า “กล่อง” โดยแต่ละกล่องจะถูกจัดแสดงพร้อมรายละเอียดที่บันทึกไว้ หากต้องการแก้ไขข้อมูลใด ๆ ก็สามารถกดปุ่ม แก้ไข เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้ได้

3. ตั้งค่า Order Combo

ใน BentoPacking Type 1 ระบบจะแยก Order Combo ออกเป็นสองสถานะคือ รอการตั้งค่ากล่อง และ ยืนยันแล้ว เพื่อให้การจัดการออเดอร์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและพร้อมสำหรับการจัดส่งโดยอัตโนมัติผ่าน DHL

รอการตั้งค่ากล่อง
คำสั่งซื้อใหม่ที่ต้องจัดการ: เมื่อมีการสร้าง Order Combo ใหม่ ออเดอร์จะปรากฏในส่วน Dashboard ในสถานะ รอการตั้งค่ากล่อง
การจัดการโดยแอดมิน: ออเดอร์ที่อยู่ในสถานะนี้จะต้องให้แอดมินทำการตรวจสอบและจัดสรรกล่องที่เหมาะสม โดยการกำหนดขนาดและจำนวนกล่องตามความต้องการของสินค้าในแต่ละ Combo
การยืนยันการตั้งค่า: หลังจากจัดสรรกล่องและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว แอดมินสามารถกดปุ่ม บันทึก เพื่อย้ายออเดอร์ไปยังสถานะ ยืนยันแล้ว ซึ่งหมายความว่าออเดอร์พร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไป

ยืนยันแล้ว
พร้อมสำหรับการจองกับ DHL: เมื่อ Order Comboได้รับการยืนยันแล้ว ระบบจะทำการส่งคำสั่งจองการจัดส่งกับ DHL โดยอัตโนมัติทันทีที่ออเดอร์ไหลเข้าสู่ BentoPacking ... ทำให้ได้ใบปะหน้ากล่องโดยไม่ต้องทำการจองด้วยตนเอง
สถานะการส่งออกแบบอัตโนมัติ: ออเดอร์ในสถานะ ยืนยันแล้ว จะถูกส่งต่อให้ DHL และดำเนินการจัดส่งตามขั้นตอนที่กำหนด โดยไม่ต้องรอการตรวจสอบเพิ่มเติมจากแอดมิน ช่วยลดเวลาและความซับซ้อนในกระบวนการ

การตั้งค่า Order Combo เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การแพ็คและจัดส่งสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยในส่วนนี้ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดขนาดกล่องและจัดสินค้าลงในกล่องที่เหมาะสม รวมถึงการจัดการการจัดส่งหลายกล่อง (Multishipment) สำหรับออเดอร์ที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งกล่องได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:

ไปยังรายการ Order Combo ที่รอการตั้งค่า
หากระบบตรวจพบ Order Combo ที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน คุณสามารถเข้าหน้า Combo ที่รอการตั้งค่ากล่องจากหน้าแดชบอร์ดได้ หรือไปที่ เมนู คอมโบคำสั่งซื้อ ใน Section การบรรจุ แล้วเลือก Tab รอการตั้งค่ากล่อง



กำหนดขนาดกล่องที่เหมาะสมให้กับ Order Combo
กดที่ไอคอนเครื่องหมายดินสอสีฟ้า เพื่อเข้าสู่เมนูแก้ไข
เลือกขนาดกล่องที่เหมาะสม โดยค้นหาด้วย ชื่อกล่อง ที่เมนู "กล่อง" ด้านล่างแล้วกด เพิ่ม
สำหรับ Combo ที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งกล่อง ให้กำหนดสินค้าและจำนวนที่จะใส่ในแต่ละกล่อง โดยการเพิ่มกล่องเพิ่มเติมตามความจำเป็น

บันทึกการตั้งค่า
หลังจากจัดสินค้าและกำหนดกล่องสำหรับทุกชิ้นใน Combo เสร็จสิ้นแล้ว กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกการตั้งค่า Order Combo ของคุณ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับ Multishipment ที่อาจเกิดขึ้นสำหรับออเดอร์นั้น

เฉพาะออเดอร์ที่ได้รับการยืนยันการตั้งค่ากล่องเท่านั้นที่จะถูกส่งต่อไปยัง DHL เพื่อทำการจองอัตโนมัติ ออเดอร์ที่ยังอยู่ในสถานะ รอการตั้งค่ากล่อง จะถูกพักไว้จนกว่าจะได้รับการจัดสรรกล่องที่เหมาะสม

4. ตั้งค่านโยบายภายในร้าน

ผู้ใช้จำเป็นต้องกรอกข้อมูลสำคัญตามที่ DHL กำหนดไว้ เพื่อให้ระบบสามารถจัดการการจัดส่งสินค้าได้อย่างราบรื่น

ข้อมูลที่ต้องกรอก
ชื่อผู้ติดต่อ – ชื่อผู้ติดต่อหลักสำหรับการจัดส่ง
เบอร์มือถือ – เบอร์โทรศัพท์มือถือที่ใช้ในการติดต่อ
ชื่อบริษัท – ชื่อร้านค้าหรือบริษัทของผู้จัดส่ง
หมายเลขบ้าน / ที่อยู่ / จังหวัด / อำเภอ / ตำบล / รหัสไปรษณีย์ – ที่อยู่ที่ใช้ในการจัดส่งและรับสินค้ากับ DHL

วิธีการจัดส่ง
ชื่อผู้ให้บริการจัดส่ง – กรอกชื่อบริษัทจัดส่ง เช่น "DHL"
รหัสรับสินค้า – รหัสเฉพาะที่ใช้สำหรับรับสินค้า (จาก DHL)
รหัสผู้ซื้อ – รหัสเฉพาะของผู้ซื้อที่ใช้ในการระบุคำสั่งซื้อ (จาก DHL)
เวลาตัดยอด (ชั่วโมง)

เวลาตัดยอด (ชั่วโมง) คือ เวลาที่กำหนดให้เป็นเวลาตัดรอบการจัดส่งในแต่ละวัน ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่ระบบจะรวบรวมคำสั่งซื้อทั้งหมดและทำการจองการจัดส่งกับ DHL ภายในเวลานั้น โดยการตั้งค่าเวลาตัดยอดจะช่วยให้กระบวนการจัดส่งเป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นระบบ

การตั้งค่าเวลาตัดยอด: เช่น หากตั้งเวลาไว้ที่ 07:00 AM คำสั่งซื้อที่ทำการยืนยันและพร้อมจัดส่งก่อนเวลานี้จะถูกรวบรวมและส่งให้ DHL ในวันเดียวกัน ส่วนคำสั่งซื้อที่ยืนยันหลังเวลานี้จะถูกจัดส่งในรอบถัดไป
ประโยชน์: การตั้งค่าเวลาตัดยอดช่วยให้ร้านค้าสามารถจัดการการจัดส่งได้อย่างมีระเบียบ ลดความสับสนในการแพ็คและส่งสินค้า โดยเฉพาะสำหรับร้านค้าที่มีการจัดส่งทุกวัน

Custom Actions
BentoPacking ยังมีปุ่ม Custom Actions ที่ช่วยให้การจัดการคำสั่งซื้อและการติด Label เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ:

ดึงข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้า – เมื่อคลิกปุ่มนี้ ระบบจะดึงข้อมูลคำสั่งซื้อที่ล่าสุดจากทุกช่องทาง (เช่น เว็บไซต์, POS, หรือ Marketplace) มายังระบบ BentoPacking เพื่อให้ข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดเป็นปัจจุบัน พร้อมสำหรับขั้นตอนการแพ็คและการจัดการ
สร้างการติด Label – ปุ่มนี้จะส่งคำขอจองการจัดส่งไปยัง DHL สำหรับคำสั่งซื้อที่มีใน BentoPacking ทันที ระบบจะทำการแจ้งข้อมูลการจัดส่งทั้งหมดที่พร้อมจัดส่งไปยัง DHL โดยไม่ต้องรอเวลาตัดยอด

อัปเดตเมื่อ: 13/11/2024