BentoPacking Type 1: ระบบจัดการงาน Pack สำหรับ Seller Own Fleet ที่ใช้ DHL
BentoPacking Type 1: ระบบจัดการงาน Pack สำหรับ Seller Own Fleet ที่ใช้ DHL
เพิ่มความสะดวกและลดข้อผิดพลาดในการจัดการออเดอร์ด้วยระบบ Order Combo
ระบบจะช่วย: คัดแยก, Booking, และสั่งพิมพ์ใบปะหน้ากล่องของ DHL สำหรับออเดอร์จากช่องทางของตัวเอง (Website, BentoPOS) และช่องทาง Seller Own Fleet ของ E-marketplace (Shopee, Lazada, TikTok Shop) โดยใช้ Concept Order Combo ช่วยจัดการ เพื่อให้การแพ็คและจัดส่งสินค้ามีประสิทธิภาพสูงสุด
Order Combo คือ รูปแบบรายการสินค้าที่ได้จากออเดอร์จากช่องทางต่าง ๆ โดยแต่ละ Combo จะมีรายการหรือจำนวนสินค้าที่แตกต่างกัน ในแต่ละ Order Combo จะกำหนดรายการ-จำนวนสินค้า, ขนาด-จำนวนกล่องที่ต้องใช้, และระบุว่ามีสินค้าใดบ้างที่ต้องใส่ลงกล่องไหน เพื่อให้การแพ็คเป็นไปอย่างรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการจัดส่ง
Road map:
- เชื่อมต่อกับระบบติดตามสถานะการจัดส่งของ DHL เพื่อรับข้อมูลสถานะการจัดส่งแบบ Real-time ซึ่งจะช่วยปรับสถานะการจัดส่ง (Save shipping - Mark Completed) ไปยัง E-marketplaces โดยอัตโนมัติ
การตั้งค่า BentoPacking ที่จำเป็นก่อนการใช้งาน:
- กำหนดผู้ใช้งาน ดูขั้นตอน
- ตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ภายในร้าน ดูขั้นตอน
- ตั้งค่า Order Combo ดูขั้นตอน
- ตั้งค่านโยบายภายในร้าน ดูขั้นตอน
การใช้งาน BentoPacking:
- การสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า ดูขั้นตอน
- **การสั่งพิมพ์ Mailing label ใบปะหน้ากล่อง ** ดูขั้นตอน
การสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า
การสั่งพิมพ์ใบจัดเตรียมสินค้า (Picking List) เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้ทีมงานคลังสินค้าสามารถเตรียมสินค้าตามคำสั่งซื้อได้อย่างเป็นระบบและรวดเร็ว โดยระบบ BentoPacking ได้ออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถสั่งพิมพ์ Picking List ได้อย่างง่ายดาย ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว ซึ่งรายการที่อยู่ในใบจัดเตรียมสินค้าจะเป็นคำสั่งซื้อที่ ผ่านการยืนยันและพร้อมสำหรับการจัดส่งเท่านั้น
ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ Picking List ใบจัดเตรียมสินค้า
- กดปุ่ม การจัดเตรียมสินค้า
จากแถบเมนูทางด้านซ้ายมือของระบบ BentoPacking ให้ไปที่ส่วน การพิมพ์ใบปะหน้า แล้วคลิกเลือก การจัดเตรียมสินค้า
- **สั่งพิมพ์ รายการสินค้าที่ต้องจัดเตรียม **
ระบบจะทำการสร้างใบจัดเตรียมสินค้า (Picking List) อัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงเฉพาะคำสั่งซื้อที่พร้อมสำหรับการแพ็คและจัดส่ง โดยออเดอร์เหล่านี้จะเป็นรายการที่ผ่านการตรวจสอบและยืนยันเรียบร้อยแล้ว
ใบจัดเตรียมสินค้าจะแสดงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับจำนวนและประเภทของกล่องที่ต้องใช้ (เช่น กล่อง A, กล่อง C, กล่อง 5x5) และจำนวนสินค้าที่ต้องบรรจุในแต่ละกล่อง รวมถึง SKU ของสินค้าแต่ละรายการ เพื่อให้ทีมงานคลังสินค้าสามารถจัดเตรียมสินค้าได้ตรงตามความต้องการของแต่ละออเดอร์
การสั่งพิมพ์ Mailing label ใบปะหน้ากล่อง
คำสั่งซื้อในระบบจะถูกจัดกลุ่มตาม Order Combo ซึ่งช่วยให้การจัดการการจัดส่งหลายกล่อง (Multishipment) เป็นไปอย่างอัตโนมัติและเป็นระบบ
โครงสร้างของ Packing Task Lists
- Packing Task Lists ในระบบนี้จะถูกจัดกลุ่มตาม Order Combo ซึ่งหมายถึงกลุ่มของคำสั่งซื้อที่มีรูปแบบสินค้าคล้ายกันและการบรรจุกล่องที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
- แต่ละ Order Combo สามารถถูกจัดการในรูปแบบของ multi-shipment ได้อย่างอัตโนมัติ โดยระบบจะจัดการให้กล่องทั้งหมดในแต่ละ Order Combo ถูกจัดส่งภายใต้การจัดการเดียวกัน ทำให้การจัดส่งมีความราบรื่นและไม่ซับซ้อน
- Order Combos ในแต่ละ Packing Task จะรวมคำสั่งซื้อจากทุกช่องทาง e-marketplaces เช่น Shopee, Lazada, TikTok Shop รวมถึงช่องทางของร้านเอง ซึ่งช่วยให้การจัดการคำสั่งซื้อจากหลายแพลตฟอร์มเป็นไปได้ในที่เดียว
การแสดงผลในรูปแบบ Tab
Packing Tasks ทั้งหมดถูกจัดแสดงใน 4 Tabs เพื่อสะดวกต่อการจัดการ ดังนี้:
- ทั้งหมด – แสดงรายการ Packing Task ทั้งหมดไม่ว่าคำสั่งซื้อนั้นจะอยู่ในสถานะใด
- กำลังแพ็ค – แสดงรายการที่อยู่ระหว่างการจัดเตรียมและแพ็คสินค้า
- พิมพ์ใบปะหน้าแล้ว – แสดงรายการที่ผ่านการพิมพ์ใบปะหน้าเรียบร้อยแล้ว
- ยืนยันแล้ว – แสดงรายการที่ได้รับการยืนยันว่าพร้อมสำหรับการส่งไปยัง DHL
ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ Mailing Label ใบปะหน้ากล่อง
- เข้าสู่เมนูการพิมพ์ใบปะหน้า
จากแถบเมนูด้านซ้ายของระบบ BentoPacking ให้เลือก การพิมพ์ใบปะหน้า แล้วคลิกที่ พิมพ์ใบปะหน้าคำสั่งซื้อ
- เลือก Packing task ที่ต้องการพิมพ์
ในหน้าจอ พิมพ์ใบปะหน้าคำสั่งซื้อ ระบบจะแสดง Packing Task ที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ใบปะหน้า โดยแต่ละ Packing Task จะรวมกล่องและสินค้าที่มีการตั้งค่าเหมือนกันจากหลาย Order Combo มาอยู่ในกลุ่มเดียวกัน เช่น ขนาดกล่องและประเภทสินค้า ซึ่งช่วยให้การจัดการและการพิมพ์ใบปะหน้าเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการรวมกลุ่มคำสั่งซื้อที่ต้องการบรรจุในลักษณะเดียวกัน ทำให้พนักงานสามารถแพ็คสินค้าได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น
- ตัวเลือกการพิมพ์
- สั่งพิมพ์ (ไม่ต้องการใบคลุม Pallet) – เลือกตัวเลือกนี้หากต้องการพิมพ์เฉพาะใบปะหน้ากล่อง โดยไม่ต้องพิมพ์ใบคลุมสำหรับการจัด Pallet
- สั่งพิมพ์ Label – ใช้สำหรับสั่งพิมพ์ Mailing Label โดยตรงสำหรับแต่ละกล่อง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดของ Order Combo เช่น ขนาดกล่องและข้อมูลสินค้าที่จำเป็น
- Export และจัดการข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้งานสามารถเลือกที่จะ Export Excel เพื่อบันทึกข้อมูลการจัดส่งออกมาเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้ในการจัดการหรืออ้างอิงในภายหลังได้
- การตรวจสอบสถานะการพิมพ์
เมื่อดำเนินการพิมพ์เสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะแสดงสถานะเป็น การพิมพ์เสร็จสิ้น เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบว่าคำสั่งซื้อนั้นพร้อมสำหรับการจัดส่งโดยอัตโนมัติ การตรวจสอบสถานะสามารถทำได้จากแต่ละ Tab เพื่อให้ทีมงานทราบสถานะของแต่ละ Packing Task อย่างชัดเจน
การตั้งค่า BentoPacking ที่จำเป็นก่อนการใช้งาน
1. กำหนดผู้ใช้งาน
ผู้ใช้งาน BentoPacking จะต้องเป็นผู้ดูแลร้าน (เจ้าของร้าน, ผู้จัดการร้าน, และฝ่ายคลังสินค้า) บนระบบ BentoWebโดยสามารถเข้าจัดการงานแพ็คของร้านที่เปิดใช้งาน BentoPacking ไว้เท่านั้น คุณสามารถดูวิธีการจัดการผู้ดูแลร้านได้ที่นี่
2. ตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ภายในร้าน
การตั้งค่าขนาดกล่องภายในร้านเป็นขั้นตอนสำคัญในการใช้งาน BentoPacking Type 1 เพื่อให้การจัดส่งเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในการแพ็คออเดอร์ โดยคุณสามารถตั้งค่าขนาดกล่องที่ต้องการใช้ตามขั้นตอนด้านล่าง:
- เข้าสู่เมนูการตั้งค่ากล่อง
จากหน้าแดชบอร์ดของ BentoPacking ให้ไปที่เมนู กล่อง ใน Section การตั้งค่า ซึ่งสามารถพบได้ที่แถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ
- เพิ่มขนาดกล่องใหม่
คลิกที่ปุ่ม สร้างกล่อง เพื่อสร้างกล่องขนาดใหม่ในระบบ โดยจะต้องกรอกข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ, Barcode, ความกว้าง ความยาว และความสูง ที่กล่องสามารถรองรับได้
- บันทึกการตั้งค่า
กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกขนาดกล่องที่ตั้งค่าไว้ ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลกล่องทั้งหมดที่ร้านค้าสามารถใช้ได้ และสามารถเข้ามาแก้ไขหรือเพิ่มขนาดกล่องเพิ่มเติมได้ในภายหลัง
- ตรวจสอบกล่องที่ตั้งค่าไว้
หลังจากบันทึกแล้ว คุณสามารถตรวจสอบขนาดกล่องทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ได้ที่หน้า “กล่อง” โดยแต่ละกล่องจะถูกจัดแสดงพร้อมรายละเอียดที่บันทึกไว้ หากต้องการแก้ไขข้อมูลใด ๆ ก็สามารถกดปุ่ม แก้ไข เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้ได้
3. ตั้งค่า Order Combo
ใน BentoPacking Type 1 ระบบจะแยก Order Combo ออกเป็นสองสถานะคือ รอการตั้งค่ากล่อง และ ยืนยันแล้ว เพื่อให้การจัดการออเดอร์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและพร้อมสำหรับการจัดส่งโดยอัตโนมัติผ่าน DHL
รอการตั้งค่ากล่อง
- คำสั่งซื้อใหม่ที่ต้องจัดการ: เมื่อมีการสร้าง Order Combo ใหม่ ออเดอร์จะปรากฏในส่วน Dashboard ในสถานะ รอการตั้งค่ากล่อง
- การจัดการโดยแอดมิน: ออเดอร์ที่อยู่ในสถานะนี้จะต้องให้แอดมินทำการตรวจสอบและจัดสรรกล่องที่เหมาะสม โดยการกำหนดขนาดและจำนวนกล่องตามความต้องการของสินค้าในแต่ละ Combo
- การยืนยันการตั้งค่า: หลังจากจัดสรรกล่องและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว แอดมินสามารถกดปุ่ม บันทึก เพื่อย้ายออเดอร์ไปยังสถานะ ยืนยันแล้ว ซึ่งหมายความว่าออเดอร์พร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไป
ยืนยันแล้ว
- พร้อมสำหรับการจองกับ DHL: เมื่อ Order Comboได้รับการยืนยันแล้ว ระบบจะทำการส่งคำสั่งจองการจัดส่งกับ DHL โดยอัตโนมัติทันทีที่ออเดอร์ไหลเข้าสู่ BentoPacking ... ทำให้ได้ใบปะหน้ากล่องโดยไม่ต้องทำการจองด้วยตนเอง
- สถานะการส่งออกแบบอัตโนมัติ: ออเดอร์ในสถานะ ยืนยันแล้ว จะถูกส่งต่อให้ DHL และดำเนินการจัดส่งตามขั้นตอนที่กำหนด โดยไม่ต้องรอการตรวจสอบเพิ่มเติมจากแอดมิน ช่วยลดเวลาและความซับซ้อนในกระบวนการ
การตั้งค่า Order Combo เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การแพ็คและจัดส่งสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยในส่วนนี้ ผู้ใช้งานสามารถกำหนดขนาดกล่องและจัดสินค้าลงในกล่องที่เหมาะสม รวมถึงการจัดการการจัดส่งหลายกล่อง (Multishipment) สำหรับออเดอร์ที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งกล่องได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:
- ไปยังรายการ Order Combo ที่รอการตั้งค่า
หากระบบตรวจพบ Order Combo ที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน คุณสามารถเข้าหน้า Combo ที่รอการตั้งค่ากล่องจากหน้าแดชบอร์ดได้ หรือไปที่ เมนู คอมโบคำสั่งซื้อ ใน Section การบรรจุ แล้วเลือก Tab รอการตั้งค่ากล่อง
****
- กำหนดขนาดกล่องที่เหมาะสมให้กับ Order Combo
- กดที่ไอคอนเครื่องหมายดินสอสีฟ้า เพื่อเข้าสู่เมนูแก้ไข
- เลือกขนาดกล่องที่เหมาะสม โดยค้นหาด้วย ชื่อกล่อง ที่เมนู "กล่อง" ด้านล่างแล้วกด เพิ่ม
- สำหรับ Combo ที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งกล่อง ให้กำหนดสินค้าและจำนวนที่จะใส่ในแต่ละกล่อง โดยการเพิ่มกล่องเพิ่มเติมตามความจำเป็น
- บันทึกการตั้งค่า
หลังจากจัดสินค้าและกำหนดกล่องสำหรับทุกชิ้นใน Combo เสร็จสิ้นแล้ว กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกการตั้งค่า Order Combo ของคุณ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับ Multishipment ที่อาจเกิดขึ้นสำหรับออเดอร์นั้น
4. ตั้งค่านโยบายภายในร้าน
ผู้ใช้จำเป็นต้องกรอกข้อมูลสำคัญตามที่ DHL กำหนดไว้ เพื่อให้ระบบสามารถจัดการการจัดส่งสินค้าได้อย่างราบรื่น
ข้อมูลที่ต้องกรอก
- ชื่อผู้ติดต่อ – ชื่อผู้ติดต่อหลักสำหรับการจัดส่ง
- เบอร์มือถือ – เบอร์โทรศัพท์มือถือที่ใช้ในการติดต่อ
- ชื่อบริษัท – ชื่อร้านค้าหรือบริษัทของผู้จัดส่ง
- หมายเลขบ้าน / ที่อยู่ / จังหวัด / อำเภอ / ตำบล / รหัสไปรษณีย์ – ที่อยู่ที่ใช้ในการจัดส่งและรับสินค้ากับ DHL
วิธีการจัดส่ง
- ชื่อผู้ให้บริการจัดส่ง – กรอกชื่อบริษัทจัดส่ง เช่น "DHL"
- รหัสรับสินค้า – รหัสเฉพาะที่ใช้สำหรับรับสินค้า (จาก DHL)
- รหัสผู้ซื้อ – รหัสเฉพาะของผู้ซื้อที่ใช้ในการระบุคำสั่งซื้อ (จาก DHL)
- เวลาตัดยอด (ชั่วโมง)
เวลาตัดยอด (ชั่วโมง) คือ เวลาที่กำหนดให้เป็นเวลาตัดรอบการจัดส่งในแต่ละวัน ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่ระบบจะรวบรวมคำสั่งซื้อทั้งหมดและทำการจองการจัดส่งกับ DHL ภายในเวลานั้น โดยการตั้งค่าเวลาตัดยอดจะช่วยให้กระบวนการจัดส่งเป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นระบบ
- การตั้งค่าเวลาตัดยอด: เช่น หากตั้งเวลาไว้ที่ 07:00 AM คำสั่งซื้อที่ทำการยืนยันและพร้อมจัดส่งก่อนเวลานี้จะถูกรวบรวมและส่งให้ DHL ในวันเดียวกัน ส่วนคำสั่งซื้อที่ยืนยันหลังเวลานี้จะถูกจัดส่งในรอบถัดไป
- ประโยชน์: การตั้งค่าเวลาตัดยอดช่วยให้ร้านค้าสามารถจัดการการจัดส่งได้อย่างมีระเบียบ ลดความสับสนในการแพ็คและส่งสินค้า โดยเฉพาะสำหรับร้านค้าที่มีการจัดส่งทุกวัน
Custom Actions
BentoPacking ยังมีปุ่ม Custom Actions ที่ช่วยให้การจัดการคำสั่งซื้อและการติด Label เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ:
- ดึงข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้า – เมื่อคลิกปุ่มนี้ ระบบจะดึงข้อมูลคำสั่งซื้อที่ล่าสุดจากทุกช่องทาง (เช่น เว็บไซต์, POS, หรือ Marketplace) มายังระบบ BentoPacking เพื่อให้ข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดเป็นปัจจุบัน พร้อมสำหรับขั้นตอนการแพ็คและการจัดการ
- สร้างการติด Label – ปุ่มนี้จะส่งคำขอจองการจัดส่งไปยัง DHL สำหรับคำสั่งซื้อที่มีใน BentoPacking ทันที ระบบจะทำการแจ้งข้อมูลการจัดส่งทั้งหมดที่พร้อมจัดส่งไปยัง DHL โดยไม่ต้องรอเวลาตัดยอด
Diagram การเดินข้อมูลของ BentoPacking
อัปเดตเมื่อ: 14/01/2025
ขอบคุณ!